PDP, OD, PPF : les acteurs de la facturation électronique.

8 novembre 2023

À l’approche de la réforme sur la facturation électronique, de nombreux chefs d’entreprise et experts comptables sont encore trop peu informés sur le futur fonctionnement de la facturation. Il est donc important de bien comprendre les différents facteurs et choix qui se présentent. Cet article vous guide à travers vos différentes options, et nos conseils.

I – Différents formats de facturation électronique

À compter de 2024, toutes les factures envoyées au portail public de facturation (PPF) devront respecter la norme européenne EN16931. Cela comprend les formats : Factur-X, CII, et UBL. La Factur X est la plus connue, elle s’appuie sur la sémantique CII (Cross Industry Invoice). Elle possède différents niveaux de complexité (les profils). Ca permet aux entreprises de passer à la facture électronique, de manière séquencée.

Ensuite, la sémantique CII est également acceptée par le portail public de facturation. C’est un standard technique ouvert basé sur XML utilisé pour créer des échanges d’informations structurées entre les entreprises et organisations gouvernementales.

Enfin, le dernier format autorisé par le PPF est la sémantique UBL (Universal Business Language). Elle est un standard ouvert, aussi basé sur XML, pour l’échange de données électroniques entre différents partenaires commerciaux et organisations.

II – Définition et détail du fonctionnement de PDP, OD, PPF.

Premièrement, il est primordial de connaître les trois acteurs principaux de la facturation électronique. Le Portail public de facturation (PPF), l’opérateur de dématérialisation (OD), et la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Chacun de ces trois acteurs jouent un rôle précis et défini. Le portail public de facturation est le portail de l’état à qui les entreprises devront envoyer leurs factures. Il traitera toutes les factures et données de paiements et enverra la facture à l’acheteur automatiquement.

La plateforme de dématérialisation partenaire est une plateforme partenaire de l’état. Elle aura pour rôle de dématérialiser, émettre et transmettre les factures électroniques du fournisseur au client. Elle est la seule à pouvoir échanger directement avec une autre PDP avec des formats en dehors du socle. Néanmoins elle sera tenue de transmettre les données fiscales au PPF en respectant les formats du socle.

L’opérateur de dématérialisation (OD) est également un acteur qui sert d’intermédiaire entre le fournisseur et le PPF, et entre l’acheteur et PPF. Il pourra également servir d’intermédiaire entre le fournisseur (ou l’acheteur) et une PDP. Dans ce cas, l’opérateur de dématérialisation pourrait être vu comme une plateforme « user friendly » qui apporte une valeur ajoutée centrée sur le parcours utilisateur. Dans ce contexte, la PDP aurait pour rôle d’assurer la continuité de service dans le cas d’échanges contraints par une forte volumétrie.

III – Explication de leur fonctionnement entre eux 

La réforme imposera aux entreprises de choisir une plateforme d’émission (PPF ou PDP) et une plateforme de réception (PPF ou PDP). Les OD auront le rôle de facilitateur pour accéder à ces plateformes. Ce choix de plateforme pour chaque entreprise alimentera un annuaire public qui permettra de véhiculer les factures au bon destinataire.

Ainsi, comme vous pouvez l’observer sur ce schéma, tous les acteurs de cette réforme interagissent entre eux à leur manière, et ont un but précis. Quand un fournisseur facture un bien ou service, il a plusieurs choix :

Cas d’une PDP en émission :

Grâce à l’annuaire, la PDP d’émission sait que son client reçoit ses factures sur la PDP X, la transmission se fait directement entre les PDP et une copie des données fiscales sera transmise au PPF (par la PDP émettrice). L’annuaire dit que son client reçoit ses factures via le PPF, alors la PDP émet la facture directement sur le PPF.

Cas du PPF en émission :

• Le fournisseur dépose la facture directement sur le PPF (soit directement soit en utilisant le savoir-faire d’un OD), l’annuaire dit que le client reçoit sur la PDP Y alors le PPF transmet la facture sur la PDP Y.
• Le fournisseur dépose la facture directement sur le PPF (soit directement, soit en utilisant le savoir-faire d’un OD), l’annuaire dit que le client reçoit sur le PPF. Alors, la facture est mise à disposition sur le compte PPF du client. Le client récupère sa facture soit directement depuis le PPF soit au travers d’un facilitateur OD.

IV – MyKinexo : une plateforme OD orientée clients

Notre plateforme MyKinexo est un opérateur de dématérialisation qui est déjà prêt à émettre et recevoir des Factur-X, mais pas seulement. MyKinexo permet également aux collaborateurs ou chefs d’entreprise d’avoir un suivi complet de cycle de facturation de son entreprise. Aussi, son module de conversation permet d’échanger des documents ainsi que des messages rapidement et de manière sécurisée. Néanmoins, le grand point fort de MyKinexo est son coffre-fort numérique. Il permet notamment aux chefs d’entreprise et experts-comptables de stocker et archiver tout le patrimoine documentaire de l’entreprise dans un coffre-fort numérique sécurisé et appartenant à l’entreprise. De plus, leurs factures sont récupérées automatiquement grâce à aux différents modes de collecte.

V – Bien se préparer à la facturation électronique : nos conseils

Maintenant que vous savez tout de la réforme, il faut y être bien préparé. Pour bien se préparer, réfléchissez à votre processus de facturation au complet. Êtes-vous bien conforme avec la réglementation en vigueur ? Vos référentiels clients et fournisseurs sont-ils bien maintenus et à jour ? Savez-vous d’ores et déjà générer une facture électronique ? Soyez prêts, et demandez une démo auprès de nos experts ci-dessous.